华中高星智能办公系统（简称：华中高星iOA）是华中高星开发的OA软件和为大量用户实施OA应用的经验结晶。它以现代管理理论为指导，在广泛的用户需求基础上抽象出通用模型，采用群件技术和Web技术相结合，吸收了广大用户对以前版本的意见和建议，研发完成的新一代OA软件产品。产品的目标是实现协同工作和知识管理，产品开发追求通用性、易用性、稳定性、安全性和可扩展性。与以往版本相比，华中高星iOA在各方面都有无可比拟的优越性能，能更好的适应各类组织对办公自动化的需求。 一、总体思想 1 目标—华中高星 iOA 要解决什么问题? 华中高星iOA就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作, 摆脱时间和地域的限制，实现协同工作与知识管理。具体来说，主要就是要实现以下几个方面： 建立内部通讯和信息发布平台； 实现工作流转的自动化，以及流转过程的实时监控与跟踪；实现文档管理的自动化，各类知识和信息有序地进行存储，并可按权限进行查询使用； · 支持分布式办公与移动办公。 · 实现信息集成，将各种业务系统的数据集成到OA系统； 2 挑战—华中高星iOA所遇到的困难 · 人多面广：OA应用人员覆盖面大，涉及到单位中各项工作；各单位信息化程度不同，计算机应用水平参差不齐； · 流程和表单各不相同：每个单位都有许多工作流程，各个单位的工作流程和应用表单又不一样 ； · 不断变化的需求：管理改革、机构调整，人事变动，业务流程重组等。 3 策略—华中高星 iOA的解决方法 · 可定制：对组织机构、表单、流程、访问权限等实现自定义和灵活调整； · 可规划：工作流程、文件库、公文库、会议库的数量与应用办法可规划； · 事找人：为领导和办公人员提供一个集中办理工作的窗口； · 结构化：模块化设计、标准接口、设计开放，全面支持二次开发； · B/S+C/S：采用群件技术和Web技术相结合，B/S与C/S运行模式并存。 二、适用范围 · 各级行政机关的办公自动化； · 各类企业和企业集团的办公自动化； · 支持知识管理和ISO 9000 管理； · 支持多分支机构、跨地域的办公模式与移动办公； · 其它希望实现办公自动化的领域。 三、系统特点 · 双重结构，同时支持C/S和B/S两种应用模式。 · 以组织机构为基础，进行工作和权限的分配，使整个组织的工作管理更加清晰完整； · 表单定制和流程定制功能，使用户无需编程就可自定义出所需的各种工作流程，并可对流转过程进行实时监控与跟踪； · 系统提供大量的自定义项，以适应各种类型的组织现在和将来对办公自动化的需求。 · 强大的文档管理体系，为各类组织进行公文、信息和知识管理的规划提供了有效支持。 · 与个人办公软件MS Office 有机结合，并提供改稿的痕迹保留功能。 · 强大的扫描仪接口，各个模块都可直接调用扫描，实现多页文件的一次扫描，并自动将扫描得到的多页文件合并为一个文件，经压缩后加入文档中，大大简化了纸质文件的处理过程。 · 模块化的体系结构，标准化接口，设计开放，全面支持二次开发与系统集成。 · 初始安装自动化和集中友好的管理员界面，使OA系统的应用与管理变得非常容易。 （一）、组织管理 对组织机构进行设置，包括部门设置、岗位设置和职员设置，以及各部门、各岗位职能的描述。 1 表单定制 为管理员提供一个集中定义各个子系统所用表单的界面。管理员可根据本单位业务需求，定义出各种格式的表单，提供给OA系统中的各子系统应用。华中高星iOA还提供了丰富的功能函数包，方便了用户的二次开发和与华中高星iOA进行集成。 2 流程定制 管理员无需进行编程便能快捷地自定义出完全适合本单位各项办公和管理需求的工作流程，使办公事务处理规范化，实现协同工作；定制项目丰富，可很好地满足组织中各种事务处理流程的需要。可方便地定制出办文、阅文、发文处理流程及各项审批、签核等工作管理流程。自定义内容包括：流程定义、环节定义和流向定义三部分。[流程定义]：对每个流程的名称、所属类别、管理者、归档方式和归档数据库，以及可以应用该流程创建新工作的人员等基本属性进行定义。[环节定义]：对流程中各个办理环节的名称、办理方式、办理人员、办理权限和提示、催办等进行定义。办理方式可选择：◎编辑式◎审批式◎分发式；办理人员：可选择具体的岗位或人员，也可设定成由上一环节指定或由文档中的某个域指定，并提供”只需其中一个办理人办理”或”需全部办理人共同办理”等辅助选项；办理权限有：◎允许编辑文档 ◎允许填写意见 ◎允许查看意见汇总 ◎允许跟踪后续办理过程等，并可用控制变量控制各个环节能够看到或编辑的正文部分；提示催办中可设定：新工作到达时邮件提示和办理期限、逾期催办等。[流向定义]：对流程中各个环节的流向进行定义，可完成直线、分支、条件分支、协办、循环和进入新流程等功能，满足各种类型的流程处理的需要。自由流程：系统还提供了一种自由流程应用模式，在现实中有些工作无法用规范化的流程运转，这时可将这类工作定义成自由流程，无须定义流向，这样工作就可以在各个环节之间自由流转，完全由办理人根据具体情况来决定下一步流向。流程一经定制完成，即可反复应用于日常办公之中。每个流程可设立管理者，流程管理者可对所管理的流程进行实时监控；可将各级领导设为相应流程的管理者，使各级领导及时掌握所管工作的进展情况。此外，还可在[字典库]中对公共的和每个人的常用办公词语进行预先设定，日常办公中就可直接选用，提高办公效率。 （二）、日常办公 日常办公是华中高星iOA中协同工作的窗口，是具体处理各种工作的场所。各人的工作事务在此进行分类，按[拟办工作]、[待办工作]、[在办工作]、[转发工作]列表显示，同时根据工作的轻重缓急、办理时间和办理状态自动排列，可依次进行办理。 [拟办工作]：使用人可根据流程的使用权限选择相应的流程来创建和发起一项新工作，并根据流程的设定发送到下一环节。 [待办工作]：可查看和签收别人发来的工作。 [在办工作]：使用人可逐项办理已签收的工作，办理完转发到下一个环节；办理方式和办理权限由使用的工作流程中相应环节定义所决定。 [委托办理]：系统具有委托办理功能，在外出时可将需要自己办理的某些工作或全部工作委托他人办理，待回来后再收回办理权限。 [流转监控]：流程管理者可在流程监控中对所管理的流程中事务的办理情况进行监控和催办。华中高星iOA还提供了强大的扫描仪接口，并已经结合到日常办公中。扫描接口可以实现多页文件的一次扫描，并自动将扫描得到的多页文件合并为一个文件，经压缩后加入文档中，大大简化了纸质文件的处理过程。 （三）、文件管理 文件是信息和知识的载体，文件管理的目地是对文件的产生、存储和访问进行有效的组织与控制，华中高星iOA的文件管理模型以管理理论和广泛的实际需求为依据，提供强大的可定制功能，可适应各种规模的组织对文件管理的要求。 层次化的文件管理模式 文件在系统中按：文件库-文件夹-文件-子文件 四个层次进行组织，其中文件夹可根据需要多级设置，子文件也可多级存放。 提供多重权限框架，各类组织可根据自身需要有效地规划访问控制体系 * 文件库权限有：管理者、编辑者、作者、读者 4类，文件库权限向下递延到文件夹。 * 文件夹权限有：管理者、编辑者、作者、读者 4类，文件夹权限向下递延到下级文件夹。 * 文件的访问受文件夹权限控制，管理者还可进行文件级访问权限设定。 三种文件库模板 系统中文件库的数量由OA系统管理员根据需要进行创建，文件库有下面三种类型： * 只读库 只读库中的文件不可进行编辑修改，只读库一般用于各类审批文件的存档。 * 可编辑库 可编辑库中，具有编辑者以上权限的人员可进行文件的编辑修改，该类库可用于保存各类日常工作文件。 * 启用签出-签入库 该类型文件库中文件的编辑（新建）按：“签出（新建）-编辑-签入”模式进行，并提供文件的版本控制。该模式对文控中心和实施知识管理提供有效支持，该类库可用于管理组织中的重要文件和知识。文件格式自定义 文件管理系统中的文件格式表单可由使用单位自行定制，文件中可存储文本、office文档、扫描件以及声音图像等任意类型的文档。 文件管理工具 系统提供：库内移动、库内拷贝、库间移动、库间拷贝、加锁、解锁等文件管理工具，方便管理者对文件进行管理。 查询与检索 具有强大的组合查询和全文检索功能，使文件的查询利用轻松方便。 （四）、公文管理 公文管理由：基础设置、发文库和收文库组成，发文处理和收文处理的表单和流程可在表单定制和流程定制中进行自定义。华中高星iOA(行政版)中使用单位还可根据管理的需要设置多个发文库和收文库，方便大机关分部门应用。基础设置基础设置用于设置和维护如下基础信息： * 主题词 * 主送单位 * 抄送单位 * 分送单位 * 文种流水号发文库发文库进行发文的全过程管理，由以下几部分构成： * 发文拟稿 * 发文办理发文办理的表单和流程可在表单定制和流程定制中进行自定义；每个办公人员可在发文办理中办理相关的发文工作，发文办理工作按[待办]、[在办]、[转出]和[跟踪]列表显示，同时按轻重缓急和时间自动排列，可依次进行办理。办公人员也可在日常办公中办理发文工作。 * 发文登记 * 发文归档 * 发文查询每个发文库可进行相应的权限设置，可设置：管理者、登记员、归档员、拟稿者和读者。收文库收文库进行收文的全过程管理，收文管理又分办文和阅文两类。办文由以下几部分构成： * 办文登记 * 办文办理办文办理的表单和流程可在表单定制和流程定制中进行自定义；每个办公人员可在办文办理中进行办文工作，办文办理中工作按[待办]、[在办]、[转出]和[跟踪]列表显示，同时按轻重缓急和时间自动排列，可依次进行办理。 * 办文归档 * 办文查询 * 转办文件阅文由以下几部分构成： * 阅文登记 * 阅文办理阅文办理的表单和流程可在表单定制和流程定制中进行自定义；每个办公人员可在阅文办理中进行阅文工作，阅文办理中工作按[待办]、[在办]、[转出]和[跟踪]列表显示，同时按轻重缓急和时间自动排列，可依次进行办理。 * 阅文归档 * 阅文查询办公人员也可在日常办公中进行办文和阅文工作。每个收文库可进行相应的权限设置，可设置：管理者、登记员、归档员、阅文领导列表和读者。 （五）、会议管理 会议管理提供对会议的全过程进行管理，由会议计划和会议纪要两部分组成，会议计划包括：计划拟定、计划审批、通知和会议安排查询。会议纪要包括：纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询，计划审批和纪要办理的流程可在流程定制中由用户进行自定义。提供对会议安排和会议纪要方便的查询功能。华中高星iOA中使用单位可根据管理的需要设置多个会议管理库，以便分部门应用。每个会议库可进行相应的权限设置，可设置：管理者、会议计划者、纪要拟稿者和查阅者。 （六）、公共信息 1 电子公告牌 电子公告牌相当于日常办公中公告板，可以发布各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门或小组也可以建立自己的公告牌系统。还可利用公告牌进行各种信息传递。 2 电子论坛 电子论坛类似一个非正式的会议室，为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。 3 电子刊物 可在网上编辑和发布本单位内部的电子刊物。刊物编辑将有关信息筛选汇集成电子刊物，并在网上进行发布，组织中的全体人员都可进行投稿和阅览已发布的刊物。 （七）、 电子邮件 使用电子邮件可与组织内部及外部的人员进行E-mail通信，可制作、发送、接收、阅读、回复、广播、查询、打印和保存E-mail。Notes R5支持Internet标准，因此您可以在一个通用的邮箱中收发所有E-mail帐号的邮件，不论这些帐号是建立在Domino服务器上，还是在Internet邮件服务器上。 （八）、 辅助办公 提供各种辅助办公模块，方便用户选用；各模块功能简单实用，是提高办公效率的帮手。辅助办公模块有：名片管理、时刻表、人事管理、客户管理、图书管理、物品管理等。今后，华中高星公司还将根据用户需求改进和推出更多更好的辅助办公模块，这部分模块为用户共享资源，向全体华中高星iOA用户进行赠送。 五、运行环境 华中高星iOA完全基于 Lotus Domino R5 进行开发，具有良好的跨平台特性，只要是 Lotus Domino R5 中文版所支持的系统环境都可以运行华中高星iOA。 典型环境： 上述价格为华中高星软件全国统一报价，享受华中高星软件售后服务规范要求的服务项目。 上述版本每增加五个用户数5,000元，100个用户以上价格面议。 10用户版升25用户版，价格为（差价*1.2）。 * 华中高星iOA智能办公系统V3.0尚有部分模块未列出，如考勤管理、值班管理、出勤管理、物品管理、项目管理等，华中高星软件公司将及时为用户免费提供并升级。
四、系统功能 
[转发工作]：可查看到下一环节办理人接收工作的情况。
